基建档案是基建管理工作的重要内容。为加强基建档案的管理和利用，根据有关规定，结合实际，基建科制定本暂行办法。
第一条 基建档案是指在学院内进行勘察、规划、建设（新建、扩建、改建以及大、中型维修）和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文件材料。
第二条 基建档案是基建工作的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修、抗震加固的重要依据，是档案的重要组成部分。基建档案必须实行集中统一管理，保证基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第三条 基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节，必须纳入有关基建规划、计划、管理制度及管理人员和基建科负责人职责范围中，坚持基建工程项目从启动开始与建立基建档案工作同步进行，工程项目建设过程中要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收要与验收基建档案同步进行，否则基建项目不能进行竣工验收。
第四条 基建文件材料的形成、积累、整理、归档是基建科的重要任务，应确定至少一名专职基建档案管理员具体负责基建文件材料的收集、整理和立卷归档工作。基建科负责人是基建文件材料形成、积累和立卷归档的第一负责人，并把是否按质按时归档作为检查和考核本职工作的重要内容之一。
第五条 整个基建工程项目过程中形成的应当归档保存的各种形式载体的材料不得据为己有，不得无故拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。保护基建文件材料的完整、准确、系统、安全是基建科基建管理人员和工程人员的责任。
第六条 基建档案管理员人员应经常到有关部门、施工现场深入了解基建文件材料积累情况。基建项目竣工验收时应有基建档案管理员参加。
第七条 基建文件材料归档范围，主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、招投标文件（包括所有报价资料）、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、基建预算、概算、决算、器材管理等方面。
第八条 基建文件材料归档要求
（一）归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程，须保证完整、准确、系统。归档重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，特别是竣工图在内的全套图纸。
（二）凡归档的文件材料均应是原件，做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书写。
（三）具有法律依据和凭证的文件材料，签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。
（四）归档份数：每项工程建设项目必须组织归档至少2套基建资料，以备审计和基建档案存档。竣工图一般归档不少于1套，文字材料、底图、底片和声像材料各归档一套。
（五）归档时间：凡具有法律依据和凭证的重要文件材料（审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等）在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后三个月内归档；管理性文件材料在每年六月底前归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。交接双方要认真清点，核查无误后在移交目录上签字盖章，各执一份存查。
列入城市建设档案接收范围的基建档案，应在竣工验收后及时向城建档案馆移交。凡向城建档案馆移交的档案中涉及工程前期管理性文件原件的，其原件由档案室保存；城建档案馆接收副本或复制件。
（六）组卷方法：
1、卷内文件排列顺序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。
2、基建文件材料采用卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒的，折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。
3、卷内文件材料，无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以作为单元，在每件文件材料的右上方加盖有单位名称、档号、件号，并逐一填写。
4、填写卷内目录和备考表。
5、填写保管期限。草拟案卷封面各栏目，经审查后填写案卷封面。工程技术人员填写归档说明，交基建科负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。
第九条 基建文件材料归档程序
（一）基建科专职档案员和工程项目负责人应按照归档范围，分别做好平时基建文件材料的收集、整理工作。
（二）综合性管理文件材料由专职基建档案员负责立卷归档。工程项目基建文件材料分别由基建科负责人主持立卷归档的制度，即在工程项目竣工时，由项目负责人、施工现场管理人员按归档范围要求，将该项目文件材料收集齐全完整，并系统组卷，项目验收完成后，交基建档案员和基建科负责人检查验收签字；或由基建档案员直接负责立卷归档。
第十条 基建档案应按程序向学院档案室移交或保存于基建科档案室，并办理好移交手续。档案库房要采取防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，定期进行安全检查，最大限度地延长档案寿命，确保档案安全。
第十一条 属于基建项目的基建档案一般都属于永久保存。基建科和档案室应定期对基建档案进行检查、鉴定、以重新确定档案的保管期限，调整密级以及销毁等事项。
第十二条 为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维修、抗震加固和管理过程中，工程发生变更时，必须填写更改通知单，经主管部门批准后方可变动。
第十三条 查阅基建档案需按规定办理手续。本单位人员查阅基建文字材料，可持介绍信或个人有效证件，直接查阅；若查阅竣工图纸，须经基建科审批，以防违规改造房屋设施。本单位外人员查阅基建档案，需持正式介绍信，须经学院批准方可查阅。
第十四条 建立多种检索工具和参考资料，积极开发基建档案信息资料，逐步实现基建档案管理信息化、网络化，积极为基建工作服务，为保护产权和处理基建工作中的问题提供凭证。
第十五条 基建档案原件只有1套者，一般不借出，如确需借出，必须按规定时间归还。造成基建档案丢失者，除按程序逐级上报问责追责外，由当事人负担该卷档案材料重新制作的全部费用。
第十六条 利用基建档案，严禁污染、涂改、圈点、抽页和私自拆卷。未经批准，任何人不得更改基建档案。
第十七条 对超过保管期限或建筑物已不存在的基建档案，应按程序审批进行销毁鉴定。凡已失去保存价值的档案资料，经相关业务部门审查，报学院批准，登记造册后方可销毁。
第十八条 办法适用于基建科组织实施的各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程项目（含修缮和改造工程）的档案管理。
第十九条 本办法由基建科负责解释。
第二十条 本办法自发布之日起试行，试行期1年。
